Les procédures typiques d’une entreprise passent par la documentation, la facturation, la logistique ou le service client. C’est-à-dire qu’il s’agit de celles qui ne sont pas directement liées à votre activité, mais qui sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Cependant, plus nous consacrons de temps, par exemple, à la gestion de documents ou à l’analyse de données, moins nous passerons de temps à essayer d’atteindre nos objectifs ou nos buts. Il est donc important de simplifier certaines procédures, ou d’automatiser les processus.
Intégrez les bonnes technologies dans votre entreprise
Analysez quelles technologies vous feront gagner du temps. Certains exemples sont :
- CRM (Gestion de la Relation Client). Un système de gestion qui nous permet de gérer rapidement les relations avec nos clients.
- Logiciel dédié à la comptabilité ou à la génération automatique de factures.
- Contrôle de l’inventaire.
Dans la mesure du possible, nous devrions essayer d’empêcher les processus de se répliquer. Par conséquent, si nous pouvons intégrer diverses fonctionnalités dans un seul canal de gestion, ce sera beaucoup plus bénéfique pour tout travailleur. Avoir à utiliser deux programmes est beaucoup moins optimal que d’avoir tout sous contrôle en un coup d’œil. Il existe des systèmes qui intègrent la gestion de vos clients, avec le stockage ou votre boutique en ligne. En fin de compte, la technologie nécessaire dépend de votre type d’activité, par exemple si vous avez un petit supermarché, un logiciel de caisse enregistreuse tactile est nécessaire.
Numériser la documentation
Et assurez-vous qu’il est correctement classé et ordonné. Comme nous l’avons vu, il faut bien choisir le système de stockage des documents : vous pouvez opter pour le stockage cloud, les serveurs externes, etc. Vous devez également effectuer des sauvegardes pour vous assurer de ne pas perdre de données. Une fois l’infrastructure préparée, il est temps de numériser tous les documents dont vous disposez dans votre entreprise.
Utiliser la gestion commerciale par blocs
Un bon moyen de gagner du temps est de dédier un créneau horaire aux tâches d’administration ou de gestion. Pour qu’ils soient plus exécutifs, ils devraient être dans les sections où la personne responsable est moins productive. La répétition de certaines tâches telles que répondre à des courriels, classer des documents ou mettre à jour le logiciel correspondant devrait nécessiter moins d’efforts que celles effectuées pour atteindre des buts ou des objectifs.
Former vos collaborateurs
Tout ce qui précède ne fonctionnera pas si vous ne formez pas vos employés à la gestion des technologies qu’ils vont utiliser. Mais ils ne doivent pas seulement recevoir une formation spécifique à cet égard. Pour améliorer leur productivité, vous pouvez renforcer leurs points forts et améliorer leurs performances.
Entraînez votre capacité à résoudre des problèmes. Fournissez-leur les informations nécessaires pour qu’ils soient en mesure de faire face aux petits défis du quotidien. S’ils n’ont pas à recourir à des tiers, ils gagneront du temps. Ce n’est pas seulement bénéfique pour vous, mais la rapidité de résolution des conflits avec un client améliorera l’image de réputation de votre entreprise.
Idéalement, chaque employé devrait être en mesure d’évaluer son propre travail, de détecter les erreurs et de les corriger. Bien qu’il existe un service qualité, si le produit (ou service, objectifs, etc.) atteint ce maillon de la chaîne le plus fin possible, cela nous fera également gagner du temps et de l’argent.
Analyser les données
Bien qu’il s’agisse d’une gestion d’entreprise en soi, l’analyse des données est essentielle pour comprendre quels processus nous prennent le plus de temps, lesquels sont plus ou moins rentables, et comment nous pouvons améliorer les performances à long terme+. L’idéal est de collecter des données avant la mise en place de nouvelles mesures et de les comparer avec les données collectées après, pour détecter d’éventuelles améliorations ou défaillances de votre nouveau système. Ainsi que d’améliorer vos nouvelles forces.
L’automatisation, le bon usage de la technologie et la simplification des procédures d’affaires feront gagner du temps à votre entreprise sur des tâches purement administratives, qui pourront être réorientées vers l’atteinte de vos buts, objectifs ou stratégies.